Propriétaires
VERIFIMMO · Suisse
Recevons-nous les documents originaux du candidat ?
Les documents originaux sont accessibles au propriétaire au moment de la décision, avec autorisation du candidat, selon le principe de minimisation.
Réponse
Ce qu'il faut retenir
En bref
Le propriétaire ne reçoit pas automatiquement les documents originaux du candidat. Il accède d’abord au résultat des vérifications et aux points d’attention, puis aux pièces elles-mêmes au moment de la décision, avec l’autorisation du candidat.
L'essentiel
- Première étape : synthèse et points d’attention, suffisants pour comparer les candidatures.
- Deuxième étape : accès aux pièces justificatives nécessaires, au moment d’attribuer le logement.
- Condition : autorisation du candidat requise avant transmission des pièces.
- Principe appliqué : minimisation des données, chaque pièce transmise au bon moment à la bonne personne.
Notre conseil
Limitez la demande de pièces originales aux seuls candidats retenus en phase finale : la synthèse suffit pour écarter les dossiers manifestement insuffisants, ce qui réduit d’autant la manipulation de données sensibles.
En détail
Fondement légal du principe de minimisation
La nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD) impose que la collecte et la transmission de données personnelles soient proportionnées à la finalité poursuivie. Le PFPDT précise, dans son aide-mémoire sur les formulaires de location, que le bailleur ne devrait obtenir accès aux pièces justificatives détaillées qu’au moment où la décision de location l’exige réellement, et non de façon systématique dès la candidature. VERIFIMMO applique ce principe : les analystes traitent les documents originaux pour établir la certification, la régie ou le propriétaire reçoit le résultat, puis les pièces sur autorisation du candidat au stade de la décision finale.
Ce qui reste accessible dès la synthèse
La synthèse d’une page indique, pour chaque point de contrôle, un statut validé ou un point d’attention explicite (par exemple une poursuite en cours ou un taux d’effort élevé), sans exposer le détail brut du document source. Cela permet une comparaison rapide entre candidats sans consultation prématurée de données sensibles.
À éviter
- Exiger systématiquement les originaux dès le premier tri, ce qui multiplie l’exposition à des données sensibles sans nécessité.
- Confondre absence d’accès immédiat et absence de vérification : les pièces sont bien contrôlées par les analystes, seul l’accès direct par la régie est différé.
Sources
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